ユーザータスク

組織がボイスメール管理または自動転送にAuto Attendantを使用している場合、これらの機能を使用するためのAuto Attendantウェブポータルへのアクセス権が付与される場合があります。

Auto Attendantのユーザオプションページ。ここから、ボイスメールメッセージを表示したり、ボイスメールの名前や挨拶を録音したり、不在ステータスを設定したりできます。

名前とボイスメールの挨拶を録音

挨拶と名前を録音する場合、システムは指定された電話番号に電話をかけ、電話で録音できるようにします。

ボイスメールの挨拶と名前は、メッセージを残すように求められる前に発信者が聞く内容です。組織によるAuto Attendantシステムの構成方法によっては、名前と挨拶の両方を録音する必要がない場合があります。組織に何が必要かについて質問がある場合は、Auto Attendant管理者に問い合わせてください。

  1. Auto Attendantウェブポータルの中、ページ上部のツールバーにある[マイ オプション]をクリックします。

  2. 録音オプションをクリックします。

  3. ダイヤル番号に、今すぐ連絡できる電話番号を入力します。電話番号が米国外からの場合は、011と国コードを番号に追加する必要があります。

    録音オプションページ。ボイスメール名または挨拶を録音できます。
  4. 名前を録音または挨拶を録音の横にある電話のアイコンをクリックします。しばらくすると、圏外の番号から電話がかかります。
  5. 通話に応答し、プロンプトを聞いて応答します。
  6. 名前または挨拶を録音したら、通話を終了します。
  7. 名前を聞くまたは挨拶を聞くの横にある電話アイコンをクリックして、電話で録音を聞くか、スピーカーアイコンをクリックして、録音をWAVファイルとしてダウンロードし、コンピューターで聞くことができます。

ボイスメールメッセージへのアクセスと管理

Auto Attendantウェブポータルでボイスメールメッセージにアクセスして管理できます。すべての組織がボイスメール管理にAuto Attendantウェブポータルを使用するわけではありません。

  1. Auto Attendantウェブポータルの中、[マイオプション] > [メッセージを表示]をクリックします。

    すべてのボイスメールメッセージを表示および操作できるメッセージの表示タブ。
  2. メッセージを聞く1～2つの方法：

    • メッセージの横にある赤い電話アイコンをクリックして、電話でメッセージを聞きます。Auto Attendantはプロファイルで設定された電話番号に電話をかけ、メッセージを再生します。

    • メッセージの横にある緑色のスピーカーアイコンをクリックして、コンピューターに接続されているスピーカーまたはヘッドホンでメッセージを再生します。一部のシステムでは、このオプションはメッセージを再生する前にダウンロードする場合があります。

  3. 通話の詳細をクリックして、メッセージに関する追加情報を表示できます。
  4. 水色のメールアイコンをクリックすると、メッセージを添付ファイル（WAV形式）として送信できます。Auto Attendantはプロファイルに設定されているメールアドレスにメッセージを送信します。
  5. 転送する1つ以上のメッセージを選択してから、メッセージの転送をクリックし、メッセージを受信するAuto Attendantユーザーを選択して、選択したメッセージの転送をクリックします。

不在オプションの構成

組織でこの機能を使用している場合、オフィスを離れるときに、電話システムのステータスを不在に設定できます。あなたが不在の間に、Auto Attendantはあなたが受け取ったすべての通話を別のAuto Attendantユーザーに転送します。Auto Attendant管理者がデフォルトのバックアップユーザーを設定している場合がありますが、ステータスを不在に変更するたびにこれを変更できます。

不在ページ。ステータスを設定し、不在時に電話を受けるバックアップユーザーを指定できます。
  1. Auto Attendantウェブポータルの中、[マイオプション] > [不在時のオプション]をクリックします。

  2. 不在時のタイプを選択し、不在の日付を構成するか、アクティビティステータスを選択します。

    フィールド

    詳細
    不在時のタイプ

    日付範囲を選択して、オフィスを離れる時間の開始日と終了日を指定します。指定した時間が経過すると、ステータスは自動的にアクティブに戻ります。

    日付範囲を指定しない場合は、手動を選択します。戻ったら、手動でステータスをアクティブに戻す必要があります。
    開始

    オフィスを離れた最初の日。YYYY-MM-DDの形式で日付を入力するか、ドロップダウンカレンダーから選択します。このオプションは、不在時のタイプとして日付の範囲を選択した場合にのみ使用できます。
    終了 オフィスを離れる最後の日。YYYY-MM-DDの形式で日付を入力するか、ドロップダウンカレンダーから選択します。このオプションは、不在時のタイプとして日付の範囲を選択した場合にのみ使用できます。
    アクティビティステータス 不在を選択して、バックアップユーザーへの通話の転送を開始します。戻ったら、アクティブを選択して、自分の通話への応答を再開します。このオプションは、不在時の種類として手動を選択した場合にのみ使用できます。
  3. 不在時に転送されたすべての通話を受信するバックアップユーザーを選択します。バックアップユーザーは別のAuto Attendantユーザーである必要があります。
  4. 保存をクリックします。

パスワードを変更

  1. Auto Attendantウェブポータルの中、[こんにちは<アカウント名>!]をクリックします。ページ上部のツールバーにあります。
  2. パスワード変更フォームに入力します。
  3. パスワードを変更をクリックします。