Gebruikerstaken

Wanneer uw organisatie gebruikmaakt van Auto Attendant voor voicemailbeheer of het doorschakelen van oproepen, kunt u deze functies mogelijk gebruiken via het Auto Attendant webportaal.

De pagina met gebruikersopties in Auto Attendant, waar u uw voicemailberichten kunt bekijken, uw voicemailnaam of begroeting kunt inspreken en uw afwezigheidsstatus kunt instellen.

Naam en voicemailbegroeting opnemen

Wanneer u uw begroeting en naam wilt opnemen, wordt u door het systeem gebeld op een door u opgegeven telefoonnummer, zodat u de opname telefonisch kunt inspreken.

Bellers krijgen uw voicemailbegroeting en naam te horen voordat ze worden gevraagd om een bericht achter te laten. Afhankelijk van de manier waarop uw organisatie Auto Attendant heeft geconfigureerd, hoeft u mogelijk niet zowel een naam als een begroeting op te nemen. Vraag uw Auto Attendant beheerder naar de regels binnen uw organisatie.

  1. Klik in het In het Auto Attendant webportaal webportaal op Mijn opties in de werkbalk boven aan de pagina.

  2. Klik op Opnameopties.

  3. Voer bij Bel mij op een telefoonnummer in waar u op dit moment kunt worden bereikt. Als uw telefoonnummer van buiten de Verenigde Staten is, moet u 011 en de landcode aan het nummer toevoegen.

    De pagina Opnameopties, waar u uw voicemailnaam of begroeting kunt inspreken.
  4. Klik op het telefoonpictogram naast Naam opnemen of Begroeting opnemen. Na een korte tijd wordt u gebeld vanaf een niet-beschikbaar nummer.
  5. Beantwoord de oproep, luister en reageer op de aanwijzingen.
  6. Na het inspreken van uw naam of begroeting beëindigt u de oproep.
  7. U kunt op het telefoonpictogram naast Naam beluisteren of Begroeting beluisteren klikken om de opname via de telefoon te horen, of op het luidsprekerpictogram klikken om de opname als een WAV-bestand te downloaden om het op uw computer af te spelen.

Voicemailberichten openen en beheren

U kunt uw voicemailberichten openen en beheren via het Auto Attendant webportaal. Niet alle organisaties gebruiken het Auto Attendant webportaal voor voicemailbeheer.

  1. Klik in het In het Auto Attendant webportaal webportaal op Mijn opties > Berichten bekijken.

    Het tabblad Berichten weergeven, waar u al uw voicemailberichten kunt zien en beheren.
  2. Beluister een bericht op 1 van deze 2 manieren:

    • Klik op het rode telefoonpictogram naast een bericht om het telefonisch te beluisteren. Auto Attendant belt het telefoonnummer dat in uw profiel is geconfigureerd en speelt het bericht af.

    • Klik op het groene luidsprekerpictogram naast een bericht om het af te spelen via de luidsprekers of de hoofdtelefoon die op uw computer is aangesloten. Op sommige systemen wordt het bericht eerst gedownload voordat u het kunt afspelen.

  3. U kunt op Oproepdetails klikken om aanvullende informatie over het bericht weer te geven.
  4. U kunt op het lichtblauwe e-mailpictogram klikken om het bericht als e-mailbijlage (WAV-bestand) naar uzelf te laten sturen. Auto Attendant stuurt het bericht naar het e-mailadres dat is ingesteld in uw profiel.
  5. U kunt een of meer berichten selecteren om door te sturen, vervolgens op Bericht doorsturen klikken, een Auto Attendant gebruiker selecteren die het bericht moet ontvangen en ten slotte op Geselecteerd bericht doorsturen klikken.

Afwezigheidsopties configureren

Als uw organisatie deze functie gebruikt, kunt u uw status in het telefoonsysteem instellen op Afwezig wanneer u niet op kantoor bent. Gedurende de tijd dat u weg bent, zal Auto Attendant alle inkomende oproepen doorsturen naar een andere Auto Attendant gebruiker. Uw Auto Attendant beheerder heeft mogelijk een standaard vervangende gebruiker voor u ingesteld, maar u kunt dit elke keer wijzigen wanneer u uw status wijzigt in Afwezig.

De pagina Afwezigheid, waar u uw afwezigheidsstatus kunt instellen en een vervangende gebruiker kunt aanwijzen die uw oproepen moet ontvangen terwijl u niet op kantoor bent.
  1. Klik in het In het Auto Attendant webportaal webportaal op Mijn opties > Afwezigheidsopties.

  2. Selecteer een Afwezigheidstype en configureer vervolgens de datums van uw afwezigheid of selecteer uw Activiteitsstatus.

    Veld

    Details
    Afwezigheidstype

    Selecteer Datumbereik om de start- en einddatum van de afwezigheid in te stellen. Aan het einde van de opgegeven periode wordt uw status automatisch weer gewijzigd in Actief.

    Selecteer Handmatig als u geen datumbereik wilt opgeven. U moet uw status handmatig weer instellen op Actief wanneer u terugkeert.
    Van

    De eerste dag dat u afwezig bent. Typ de datum in de notatie YYYY-MM-DD of selecteer een datum in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is alleen beschikbaar indien u Datumbereik selecteert als Afwezigheidstype.
    Tot De laatste dag dat u afwezig bent. Typ de datum in de notatie YYYY-MM-DD of selecteer een datum in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is alleen beschikbaar indien u Datumbereik selecteert als Afwezigheidstype.
    Activiteitsstatus Selecteer Afwezig om uw oproepen door te laten sturen naar uw vervangende gebruiker. Na terugkomst selecteert u Actief om uw oproepen weer zelf te beantwoorden. Deze optie is alleen beschikbaar als u Handmatig selecteert als Afwezigheidstype.
  3. Selecteer de Vervangende gebruiker die tijdens uw afwezigheid al uw doorgeschakelde oproepen ontvangt. Uw vervangende gebruiker moet een andere gebruiker van Auto Attendant zijn.
  4. Klik op Opslaan.

Wachtwoord wijzigen

  1. In het Auto Attendant webportaal, klik op Hallo <accountnaam>! in de werkbalk boven aan de pagina.
  2. Vul het formulier Wachtwoord wijzigen in.
  3. Klik op Wachtwoord wijzigen.