Lorsque votre organisation utilise Auto Attendant pour la gestion de la messagerie vocale ou le transfert d'appel, vous pouvez avoir accès au portail Web Auto Attendant pour utiliser ces fonctionnalités.
Enregistrez votre nom et votre message vocal
Lorsque vous souhaitez enregistrer votre message d'accueil et votre nom, le système vous appelle au numéro de téléphone que vous spécifiez afin que vous puissiez effectuer votre enregistrement par téléphone.
Votre message d'accueil et votre nom sont ceux que les appelants entendent avant d'être invités à laisser un message. Selon la façon dont votre organisation a configuré le système Auto Attendant, vous n'aurez peut-être pas besoin d'enregistrer à la fois votre nom et votre message d'accueil. Demande à votre administrateur Auto Attendant si vous avez des questions sur les besoins de votre organisation.
- Dans le portail Web Dans le portail Web Auto Attendant, cliquez sur Mes options dans la barre d'outils en haut de la page.
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Cliquez sur Options d’enregistrement.
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Dans Composez-moi à, entrez un numéro de téléphone où vous pouvez être contacté dès maintenant. Si votre numéro de téléphone ne provient pas des États-Unis, vous devez ajouter le 011 et le code du pays au numéro.
- Cliquez sur l'icône du téléphone à côté de Enregistrer le nom ou Enregistrer le message d'accueil. Après un moment, vous recevrez un appel d'un numéro indisponible.
- Répondez à l'appel, puis écoutez et répondez aux invites.
- Après avoir enregistré votre nom ou votre message d'accueil, mettez fin à l'appel.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône du téléphone à côté de Écouter le nom ou Écouter le message d'accueil pour entendre l'enregistrement via un appel téléphonique, ou cliquez sur l'icône du haut-parleur pour télécharger l'enregistrement en tant que fichier WAV à écouter sur votre ordinateur.
Accéder et gérer les messages vocaux
Vous pouvez accéder et gérer vos messages vocaux avec le portail Web Auto Attendant. Toutes les organisations n'utilisent pas le portail Web Auto Attendant pour la gestion de la messagerie vocale.
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Dans le portail Web Dans le portail Web Auto Attendant, cliquez sur Mes options > Visualiser les messages.
- Écoutez un message de 1 ou 2 façons :
Cliquez sur l'icône du téléphone rouge à côté d'un message pour l'écouter par téléphone. Auto Attendant appelle le numéro de téléphone configuré dans votre profil et lit le message.
Cliquez sur l'icône du haut-parleur vert à côté d'un message pour le lire via les haut-parleurs ou les écouteurs connectés à votre ordinateur. Sur certains systèmes, cette option peut télécharger le message avant de pouvoir le lire.
- Vous pouvez cliquer Détails de l'appel pour visualiser des informations supplémentaires sur le message.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône de courriel bleu clair pour vous envoyer le message en pièce jointe (format WAV). Auto Attendant envoie le message à l'adresse courriel configurée dans votre profil.
- Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs messages à transférer, puis cliquer sur Transférer le message, choisir un utilisateur Auto Attendant pour recevoir le message et cliquer sur Transférer le message sélectionné.
Configurer les options d'absence du bureau
Si votre organisation utilise cette fonction, vous pouvez définir votre statut dans le système téléphonique sur Absent du bureau quand vous serez absent du bureau. Pendant votre absence, Auto Attendant transférera tous les appels que vous recevez à un autre utilisateur Auto Attendant. Votre administrateur Auto Attendant peut vous avoir configuré avec un utilisateur de sauvegarde par défaut, mais vous pouvez le changer à chaque fois que vous changez votre statut en Absent du bureau.
- Dans le portail Web Dans le portail Web Auto Attendant, cliquez sur Mes options > Options d'absence du bureau.
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Sélectionnez un Type d'absence du bureau, puis configurez les dates de votre absence ou sélectionnez votre Statut d'activité.
Apprenez-en davantage sur les champs dans cette étape
Champ
Détails
Type d'absence du bureau Sélectionner Plage de dates pour spécifier la date de début et de fin de votre absence du bureau. Votre statut est automatiquement redéfini sur Actif à la fin de l'heure spécifiée.
Sélectionner Manuel si vous ne souhaitez pas spécifier de plage de dates. Vous devez modifier manuellement votre statut sur Actif à votre retour.
De Votre première journée hors du bureau. Entrez la date au format AAAA-MM-JJ ou sélectionnez dans le calendrier déroulant. Cette option n'est disponible que lorsque vous choisissez Plage de dates comme Type d'absence du bureau.
À Votre dernier jour loin du bureau. Entrez la date au format AAAA-MM-JJ ou sélectionnez dans le calendrier déroulant. Cette option n'est disponible que lorsque vous choisissez Plage de dates comme type Absent du bureau. Statut d'activité Sélectionner Absent du bureau pour commencer à transférer vos appels vers votre utilisateur de sauvegarde. À votre retour, sélectionnez Actif pour recommencer à répondre à vos propres appels. Cette option n'est disponible que lorsque vous choisissez Manuel comme Type d'absence du bureau. - Sélectionnez l'Utilisateur de sauvegarde qui recevra tous vos appels renvoyés pendant votre absence. Votre utilisateur de sauvegarde doit être un autre utilisateur Auto Attendant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Changez votre mot de passe
- Dans le portail Web Auto Attendant, cliquez sur Bonjour <nom du compte>! dans la barre d'outils en haut de la page.
- Remplissez le formulaire de changement de mot de passe.
- Cliquez sur Modifier mot de passe.